مطمئنا مهمترین تغییر ایجاد شده در آفیس ۲۰۱۳ مربوط به نحوه دسترسی به فایل‌ها است. در این نسخه از آفیس، مایکروسافت به سمت سیستم‌ «اشتراک‌گیری» حرکت کرده و فایل‌های اداری شما را با اکانت Microsoft ID‌تان گره‌ زده است. به این‌ترتیب از طریق ابزارهای مختلف دسترسی به تنظیمات و فایل‌های آفیس ذخیره شده در فضای ابری اسکای درایو (SkyDrive) میسر می‌شود. همانطور که حتما حدس زده‌اید این نسخه از آفیس با صفحه لمسی تبلت‌ها بهتر سازگار شده و فضای خالی بین موارد مختلف روی صفحه بیشتر شده تا کاربران راحت‌تر بتوانید از طریق ابزارهای مجهز به صفحه لمسی از آن استفاده کنند. در نرم‌افزارهای چون Word و Powerpoint نیز حالت خواندن (Read-Mode) اضافه شده است که در آن می‌توانید فایل یا پرزنتیشن مورد نظر خود را بصورت تمام صفحه مشاهده کنید و با حرکت انگشت برروی نمایشگر، صفحه‌های فایل مورد نظر خود را ورق بزنید.مایکروسافت علاوه بر موارد ذکر شده، قابلیت‌های تازه و جذاب دیگری را نیز به آفیس اضافه کرده که از آن جمله می‌توان به امکان ویرایش فایل‌های PDF اشاره کرد. خوب اگر مشتاق شده‌اید تا با بخش‌های مختلف آفیس بیشتر آشنا شوید خواندن مقاله را ادامه دهید.

نگاه‌کلی

اگر تصور می‌کنید مایکروسافت بطور کامل آفیس را از پایه تغییر داده و آن را تنها با رابط کاربری ویندوز ۸ سازگار کرده در اشتباه هستید. شما می‌توانید همان ریبون آشنای آفیس (نوار منوی بالای نرم‌افزارهای آفیس ۲۰۰۷ و ۲۰۱۰) را در آفیس ۲۰۱۳ نیز داشته باشید. اگر ریبون را در آفیس ۲۰۱۳ فعال کنید احساس قربت نخواهید کرد. ریبون در گوشه پنجره نرم‌افزارهای مختلف Word, Excel, Outlook و دیگر ابزارهای آفیس وجود دارد و کاربر براحتی می‌تواند آن را فعال کند.

منوی استارت آفیس نیز شباهت زیادی به نسخه قبلی دارد اما دسترسی به اسناد و امکانات مختلف را ساده‌تر کرده است. مایکروسافت امکان لاگین کردن با Microsoft ID را از طریق گوشه سمت راست بالای صفحه میسر نموده است. شما می‌توانید اکانت خود را به Flicker یا LinkedIn متصل کنید و همچنین امکان ذخیره‌سازی فایل‌ها در فضای کلاد SkyDrive را نیز خواهید داشت. در آفیس ۲۰۱۳ همچون ویندوز ۸، امکان سفارشی‌کردن پس‌زمینه نوار ابزار وجود دارد.رابط کاربری آفیس ۲۰۱۳ با صفحه‌های لمسی سازگار شده اما هنوز طراحی آن طوری نیست که به راحتی بتوان با تبلت یا ابزارهای مجهز به صفحه لمسی از آن استفاده کرد. لمس کردن منوهای ریبون مشکل است و اساسا هنوز برای استفاده آسان از آفیس ۲۰۱۳ نیازمند ماوس و کی‌برد هستید.

Word 2013

مایکروسافت در نرم‌افزار Word برروی ارتقاء سطح کیفی خواندن اسناد تمرکز کرده است. قابلیت تازه Read Mode در Word 2013 چیدمان نوشته‌ها را براساس صفحه نمایش ابزار کاربر تغییر می‌دهد تا خواندن متون ساده‌تر شود. در حالت Read Mode نوار ابزار و دیگر ابزارهای روی صفحه مخفی می‌شوند تا حداکثر فضا به متون اختصاص داده شوند. در این حالت کاربر می‌تواند به سمت پایین یا بالای صفحه اسکرول کند یا با استفاده از انگشت‌های خود برروی قسمتی از متن، نمودار و جدول بزرگنمایی داشته باشد.در آفیس ۲۰۱۳ پشتیبانی از فرمت PDF به میزان‌ قابل ملاحظه‌ای بهبود یافته است، کاربران به راحتی می‌توانند فایل‌های PDF را در Word باز نموده و برروی آنها تغییرات مورد نظر خود را اعمال کنند. بصورت پیش‌فرض فایل‌های PDF بصورت محافظت شده نمایش داده می‌شوند اما یک دکمه برای فعال‌سازی حالت ویرایش وجود دارد که با فشار دادن آن می‌توانید محتوای فایل PDF را ویرایش نموده و سپس روی یک فایل جدید ذخیره کنید. هنوز حالت ویرایش فایل‌های PDF خیلی خوب عمل نمی‌کند اما برای اعمال تغییرات جزئی مناسب است.

یکی از قابلیت‌های دوست‌داشتنی و تازه Word 2013 که Resume Reading نام‌گذاری شده به شما این امکان را می‌دهد که خواندن یک فایل را در ابزارهای دیگر و از ادامه همان قسمتی که پیش‌تر در یک ابزار دیگر خوانده‌اید، دنبال نمایید. به عنوان مثال چند صفحه از یک سند متنی را در کامپیوتر شخصی خود مطالعه می‌کنید و سپس اطلاعات آن بصورت خودکار در فضای ابری SkyDrive ذخیره می‌شود و در نهایت می‌توانید از طریق تبلت یا یک کامپیوتر دیگر ادامه سند را مطالعه کنید. خوشبختانه برای استفاده از این قابلیت نیازی به اعمال تنظیمات خاص وجود ندارد و همه چیز بصورت خودکار صورت می‌پذیرد.اگر در آفیس ۲۰۱۳ با اکانت مایکروسافت خود لاگین کنید به راحتی می‌توانید فایل‌های ایجاد شده را در فلیکر یا SkyDrive ذخیره کنید.از دیگر تغییرات اعمال شده در Word 2012 می‌توان به چیدمان بهتر متون، نمودارها و تصاویر اشاره کرد. ابزار صفحه‌بندی جدید Word امکان مشاهده پیش‌نمایش از نحوه جای گیری تصاویر، ویدیو یا اشکال مختلف را در زمانی که آنها را برروی صفحه کشیده و رها می‌کنید، می‌دهد.

Word 2013 از ویدیو‌های آنلاین پشتیبانی می‌کند یعنی شما می‌توانید در میان محتوای خود ویدیو اضافه کنید. کاربر نیز اگر به اینترنت متصل باشد می‌تواند ویدیو را در همان محیط Word پخش و مشاهده کند. شما می‌توانید ویدیوهای مورد نظر خود را از سرویس‌های همچون Bing Video, Youtube و یا سرویس‌های دیگری که امکان Embed شدن ویدیوها را دارند، انتخاب نموده و به محتوای خود اضافه کنید.در ورد ۲۰۱۳ و در حالت Read Mode، امکان جمع کردن یا باز کردن پاراگراف‌های مختلف وجود دارد تا کاربر بهتر بتواند اطلاعات موجود برروی صفحه را مدیریت کند این کار نیز به راحتی و با فشار دادن کلید ماوس و یا لمس کرد صفحه انجام می‌شود. در Word 2013 شما می‌توانید فایل‌ مورد نظر خود را برای نمایش در فضای آنلاین ذخیره کنید. در این حالت کاربران حتی اگر مجموعه نرم‌افزاری آفیس را برروی کامپیوتر خود نصب نداشته باشند، باز هم می‌توانند محتوای فایل را مشاهده کنند.

Excel 2013

نرم‌افزار صفحه گسترده اکسل مایکروسافت، پیش از این نیز با قابلیت‌های متنوع و طیف وسیعی از توابع به یکی از مهمترین ابزارهای مورد نیاز شرکت‌ها تبدیل شده بود. اما مایکروسافت در آفیس ۲۰۱۳ نگاه ویژه‌ای به این نرم‌افزار داشته و قابلیت‌های تازه‌ای را به آن اضافه کرده است. مهمترین قابلیتی که به اکسل ۲۰۱۳ اضافه شده Flash fill نام دارد که کار با اکسل را بسیار ساده‌تر از پیش کرده است. این قابلیت بصورت خودکار چیدمان و نحوه نمایش اطلاعات را براساس استفاده شما از اکسل تغییر داده و بصورت خودکار اطلاعات وارد شده را کامل می‌کند بدون آنکه نیازی به نوشتن ماکرو یا فرمول خاصی باشد. این قابلیت مخصوصا زمانی که در حال نوشتن فرمول هستید بسیار کارآمد است.

اکسل از نظر به نمایش نموداری اطلاعات نیز پیشرفت کرده است. قابلیت Quick Analysis به صورت خودکار مناسب‌ترین روش برای نمایش اطلاعات یا نوع نمودار مناسب را پیشنهاد می‌دهد. علاوه بر این، تعدادی انیمیشن‌ به نمودارها اضافه شده که نمایش اطلاعات را بهتر می‌کند.مایکروسافت همچنین امکان یکپارچه‌شدن نرم‌افزارهای مختلف با اکسل را نیز فراهم کرده است. این قابلیت به تولیدکنندگان نرم‌افزار اجازه می‌دهد تا افزونه‌های مختلفی را تولید کنند که قادر به برقراری ارتباط بین اطلاعات موجود در وب و اکسل باشند. این قابلیت برای شرکت‌ها و کاربران حرفه‌ای کاربرد خواهد داشت.

Excel 2013 همچون Word 2013 از قابلیت Present Online پشتیبانی می‌کند. این قابلیت، امکان اشتراک‌گذاری یک صفحه از اکسل را برروی فضای وب میسر می‌کند و کاربران برای مشاهده آن نیازی به نصب مجموعه آفیس برروی کامپیوتر خود نخواهند داشت.دو قابلیت دیگری که فقط در نسخه Professional Plus آفیس گنجانده شده است یکی Quick Explore است که امکان تجزیه و تحلیل حجم وسیعی از اطلاعات را میسر می‌کند و دیگری Power View نام دارد که روش تازه‌ای برای ترکیب اطلاعات، نمودارها و گراف‌های مختلف و مشاهده آنها در یک نگاه است.

Powerpoint 2013

در آفیس ۲۰۱۳ قابلیت‌های تازه‌ای به پاورپوینت اضافه شده است. این نرم‌افزار که امروزه به یک ابزار مطمئن و همگانی برای دانش‌آموزان و کارمندان تبدیل شده، حالا پشتیبانی بهتری از شبکه‌های اجتماعی داشته و برروی ابزارهای مجهز به چندصفحه نمایش نیز بهتر کار می‌کند. در پاورپوینت ۲۰۱۳ می‌تواند عکس‌های مورد نظر خود را مستقیما از فیس‌بوک یا فلیکر و بدون نیاز به ذخیره کردن آنها برروی کامپیوتر به پاورپوینت اضافه کند. اگر با اکانت مایکروسافت خود در پاورپوینت لاگین کنید آن وقت می‌توانید به تصاویر موجود در فضای ابری SkyDrive و یا Sharepoint نیز دسترسی داشته باشید.

حالت پرزنتیشن در پاورپوینت ۲۰۱۳ بهبود یافته و کار را بسیار ساده‌تر کرده است. اگر در زمان پرزنتیشن از دو نمایشگر استفاده کنید به راحتی می‌توانید نکات نوشته شده را در یک نمایشگر و مواردی که قصد نمایش آنها را دارید در نمایشگر دیگر مشاهده نمایید. در این حالت حضار تنها صفحه مربوط به پرزنتیشن را مشاهده خواهند کرد.

همانند دیگر ابزارهای آفیس ۲۰۱۳، در پاورپوینت ۲۰۱۳ نیز منوی استارت با طیف وسیعی از تنظیمات و قالب‌های سازگار با صفحه عریض وجود دارد. شما می‌توانید براساس نیاز خود یکی از قالب‌های آماده آفیس را انتخاب و برای پروژه خود استفاده نمایید. یک ابزار انتخاب کننده رنگ نیز وجود دارد که از طریق آن می‌توانید رنگ مورد نظر خود را از جاهای مختلف انتخاب و قالب خود را براساس آن تغییر دهید.

مایکروسافت پشتیبانی از فایل‌های صوتی و تصویری بیشتری را در پاورپوینت اضافه کرده است اما برخلاف Word 2013 در Powerpoint 2013 نمی‌توان ویدیو آنلاین را به پرزنتیشن اضافه کرد.قابلیت Resume Reading که امکان مشاهده ادامه پرزنیتیشن را فراهم می‌کند در پاورپوینت ۲۰۱۳ وجود دارد البته به شرطی که در اسکای درایو خود لاگین کرده باشید. قابلیت Present Online نیز به شما کمک می‌کند تا فایل‌های پرزنتیشن خود را در فضای آنلاین و برای افرادی که پاورپونیت برروی کامپیوترشان نصب نیست، به اشتراک بگذارید.

Outlook 2013

اما در آفیس ۲۰۱۳ بیشترین تغییرات و بهبود‌ها مربوط به اوت‌لوک ۲۰۱۳ است. Exchange ActiveSync در Outlook 2013 امکان اتصال سرویس‌های مختلف ایمیل از جمله Hotmail را میسر می‌سازد. پیش از این Outlook از POP و IMAP پشتیبانی می‌کرد اما تقویم و کانتکت‌ها را همگام نمی‌کرد، حالا می‌توانید این موارد را نیز به همراه نامه‌ها همگام کنید. یعنی شما می‌توانید قرارملاقات‌های خود در جی‌میل را نیز با اوت‌لوک همگام (Sync) کنید.

پشتیبانی از شبکه‌های اجتماعی در اوت‌لوک ۲۰۱۳ ارتقاء یافته است شما می‌توانید از طریق اوت‌لوک به حساب فیس‌بوک و LinkedIn خود دسترسی داشته باشید. اما این قابلیت در حال حاضر دچار مشکلاتی که قرار است در نسخه نهایی رفع شود.در Outlook 2013 نوار مسیریابی بصورت پیش‌فرض در قسمت چپ صفحه جمع شده است. ابزارهای حذف، حرکت دادن، علامت‌گذاری کردن و علامت زدن به عنوان خوانده شده نیز در قسمت راست صفحه قرار داده شده‌اند. همانند دیگر ابزارهای آفیس، منو ریبون هنوز در Outlook 2013 نیز وجود دارد اما اگر آن را مخفی کنید فضای بیشتری خواهید داشت و بدون آن نیز می‌توانید به تمام امکانات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید.قابلیت MailTips به شما اطلاع می‌دهد که مخاطب شما در شرکت حضور ندارد، یا از خارج از شرکت به شما پاسخ داده است و یا اگر فراموش کنید که پیوست یک نامه را اضافه کنید به شما هشدار می‌دهد. MailTips در واقع مانع از بروز اشتباهات رایح می‌شود.مایکروسافت همچنین یک نوار تازه اضافه کرده که در آن گزارش آب و هوا نمایش داده می‌شود. شما می‌توانید گزارش آب و هوای مناطق مختلف جهان را از طریق این نوار مشاهده کنید. به کمک این ابزار کاربر می‌تواند پیش‌بینی وضعیت آب و هوای سه روز آینده چند نقطه مختلف جهان را بصورت یکجا مشاهده کند.

OneNote 2013

مایکروسافت به تلاش خود برای تشویق کاربران به استفاده از دفترچه یادداشت دیجیتالی OneNote ادامه می‌دهد. خبر خوش اینکه OneNote بصورت یک نرم‌افزار جداگانه و مستقل از آفیس برای ویندوز ۸ ارائه خواهد شد. هرچند این نرم‌افزار برای کامپیوترهای رومیزی طراحی شده اما مایکروسافت نسخه مخصوص ابزارهای موبایل مبتنی براندروید، iOS و ویندوز فون را نییز منتشر خواهد کرد.

در OneNote قابلیتی‌های نظیر: نمایش تمام صفحه، ذخیره خودکار، ابزارهای جدید برای تهیه جدول، یکپارچگی با Outlook، ضبط و اضافه کردن صدا و جستجوی بهتر اضافه شده است.

جمع بندی

مایکروسافت با ارائه آفیس ۲۰۱۳ در تلاش است تا محبوبیت سرویس مشابه گوگل که بیشتر شرکت‌های کوچک از آن استفاده می‌کنند را دفع کند. بسیاری از نرم‌افزارهای مجموعه آفیس به جز Outlook و Powerpoint دستخوش تغییرات جزئي شده‌اند. اما در نهایت مایکروسافت توانسته قدم‌هایی برای یکپارچه کردن آفیس با سرویس ابری خود بردارد و حالا ارتباط بهتری بین SkyDrive, Office و ویندوز برقرار شده است. این موضوع نهایتا منجر به بهبود اکوسیستم مایکروسافت می‌شود. با این اقدام، تنظیمات و فایل‌های کاربر از طریق ابزارهای مختلف در دسترس خواهد بود.

متاسفانه هنوز آفیس ۲۰۱۳ به خوبی از صفحه لمسی تبلت‌ها پشتیبانی نمی‌کند به عنوان مثال کار کردن با صفحه‌های گسترده اکسل و یا فایل‌های متنی ورد در تبلت‌ها مشکل است. البته در حالت Read Mode همه چیز خوب طراحی شده و با صفحه لمسی به خوبی سازگار شده است اما اگر بخواهید محتوای خود را ویرایش کنید دچار مشکل خواهید شد.هنوز اطلاعاتی در مورد قیمت نسخه‌های مختلف آفیس اعلام نشده اما آنطور که مشخص است نحوه عرضه نسخه‌های مختلف آفیس به طور کامل با نسخه‌های قبلی متفاوت خواهد بود. به موازات آفیس 2013 سرویس مبتنی بر کلاد مایکروسافت یعنی Office 365 نیز عرضه خواهد شد. علاوه بر این، نسخه‌ای از آفیس هم برای تبلت‌هایARM که مبتنی بر ویندوز RT هستند، منتشر خواهد شد که تنها شامل نرم افزارهای Word، Powerpoint، Excel و OneNote خواهند بود. در نهایت شرکت‌های بزرگ هم می‌توانند نسخه اختصاصی سرور را دریافت کنند که سازگار با امکاناتی چون Exchange ،SharePoint و Lync خواهد بود.